Новый сотрудник и регистр занятости: что будет, если пропустить срок
Нанимаете человека? Трудовой договор должен быть внесён в регистр занятости НАП (Национальное агентство по доходам) до того, как сотрудник приступит к работе. Если срок пропущен, внесение идёт через Инспекцию труда, а штраф налагается за каждое отдельное нарушение. Вот что говорит закон и как сделать всё правильно.
Проверено по официальным источникам, указанным в тексте. Проверила Румяна Радославова, дипломированный эксперт-бухгалтер, управляющий «Авиа Инвест» ЕООД. Статья не является индивидуальной консультацией.
Проблема: договор подписан, но не внесён в регистр
Инспекция труда по-прежнему находит людей, которые работают без трудового договора. За первые шесть месяцев 2026 г. инспекторы выявили 1774 таких работника, а после проверок работодатели оформили по трудовому договору 2196 человек (источник: Исполнительное агентство «Главная инспекция труда» (ИА „Главна инспекция по труда“), 17.07.2026 г.). Во время кампании на морских курортах с мая по сентябрь 2026 г. выявлено 142 человека, работавших без трудового договора (источник: ИА «Главная инспекция труда», 15.10.2026 г.).
Чтобы получить проблему, не нужно никого скрывать. Достаточно отложить внесение на потом и пропустить 3-дневный срок (источник: ст. 62, ч. 3 КТ (Кодекс труда)). Или человек выходит на работу в пятницу, а запись подают в понедельник. Срок тогда может ещё не истечь, но сотрудник допущен к работе без копии записи о внесении, а это запрещено (источник: ст. 63, ч. 2 КТ). Запись о начале работы нужно подать до первого рабочего дня (источник: ст. 10, ч. 3 Положения о внесении записей в регистр занятости (Наредба за вписване в регистъра на заетостта)).
Если вы привыкли к «уведомлению в НАП»: с 1 июня 2025 г. Кодекс труда требует внесения в регистр занятости, а уведомления по старому Положению № 5 (Наредба № 5) относятся к периоду до этой даты (источник: § 1а Положения о внесении записей в регистр занятости).
Что говорит закон
- Трудовой договор заключается в письменной форме и до начала работы (источник: ст. 61, ч. 1 и ст. 62, ч. 1 КТ).
- Данные вносятся в регистр занятости в 3-дневный срок с момента заключения или изменения договора и в 7-дневный срок с момента его прекращения. Вносит их работодатель или уполномоченное им лицо (источник: ст. 62, ч. 3 КТ).
- Запись с датой начала работы подаётся до того, как сотрудник приступит к работе (источник: ст. 10, ч. 3 Положения о внесении записей в регистр занятости).
- До первого рабочего дня сотрудник получает экземпляр подписанного договора и копию записи о внесении. Без них работодатель не вправе допускать его к работе (источник: ст. 63, ч. 1 и ч. 2 КТ).
- Регистр ведёт НАП. В нём хранится единая электронная трудовая запись каждого сотрудника, которая является официальным удостоверяющим документом (источник: ст. 347, ч. 1 и ст. 347а, ч. 1 КТ).
Что будет, если срок пропущен
После 3-дневного срока внесение возможно только после вступившего в силу обязательного предписания Инспекции труда (источник: ст. 62, ч. 4 КТ). Инспекторы могут выдать такое предписание, если установят, что срок не соблюдён (источник: ст. 404, ч. 1, п. 10 КТ). Дату заключения договора после истечения срока тоже можно исправить только по предписанию (источник: ст. 13, ч. 2 Положения).
Если человек работает без договора, инспекция может постановлением признать, что между вами существуют трудовые правоотношения, и определить дату, с которой они возникли. Затем она выдаёт предписание предложить сотруднику трудовой договор с этой даты (источник: ст. 405а, ч. 1 и ч. 4 КТ).
| Нарушение | Работодатель | Виновное должностное лицо |
|---|---|---|
| Работа без письменного договора, невнесение в срок или допуск к работе без документов, за каждое отдельное нарушение | 1500–15 000 лв. (766,94–7669,38 €) | 1000–10 000 лв. (511,29–5112,92 €) |
| Повторное нарушение | 15 000–20 000 лв. (7669,38–10 225,84 €) | 5000–10 000 лв. (2556,46–5112,92 €) |
| Систематические нарушения | 20 000–30 000 лв. (10 225,84–15 338,76 €) | 10 000–20 000 лв. (5112,92–10 225,84 €) |
Суммы установлены ст. 414, ч. 3, 4 и 7 КТ (источник: Кодекс труда). В тексте кодекса они указаны в левах и продолжают применяться: сумма в левах делится на фиксированный курс 1,95583 и округляется до цента (источник: ст. 12, ст. 13 и § 5, ч. 1 ПЗР (Переходных и заключительных положений) Закона о введении евро (Закон за въвеждане на еврото)).
Эти нарушения не могут считаться малозначительными. Поэтому более низкий штраф от 100 до 300 лв. за малозначительное нарушение к ним не применяется (источник: ст. 415в КТ).
Решение: шаги при приёме нового сотрудника
- Подпишите письменный трудовой договор до того, как человек приступит к работе.
- Подайте электронную трудовую запись в НАП через портал электронных услуг, с квалифицированной электронной подписью или с ПИК (персональным идентификационным кодом) НАП. Работодатель, у которого до 5 работников, может подать её и в территориальную дирекцию НАП на электронном носителе с сопроводительным письмом (источник: ст. 9, ч. 2 и ч. 3 Положения).
- Сделайте это в 3-дневный срок, но всегда до первого рабочего дня.
- Проверьте протокол, который выдаёт НАП. В нём указано, какие записи внесены, какие нет и почему. Если запись не внесена, устраните причину и подайте её повторно в 3-дневный срок с момента получения протокола (источник: ст. 12, ч. 1 и ч. 2 Положения).
- До начала работы выдайте сотруднику экземпляр договора и копию протокола с внесёнными данными (источник: ст. 12, ч. 3 Положения).
- Сотрудник приступает к работе в течение недели после получения документов, если вы не договорились об ином сроке. Начало работы удостоверяется письменно (источник: ст. 63, ч. 3 и ч. 4 КТ).
- При изменении зарплаты, должности, рабочего времени или места работы подайте новую запись в 3-дневный срок. При прекращении договора срок — 7 дней (источник: ст. 10, ч. 1 и ч. 4 Положения).
- За каждый месяц подавайте декларации обр. 1 и обр. 6 до 25-го числа следующего месяца (источник: НАП).
Что подготовить. Электронная трудовая запись содержит данные по договору (источник: ст. 349, ч. 1 КТ), поэтому соберите их заранее:
- полное имя сотрудника и его ЕГН (болгарский персональный идентификационный номер) или ЛНЧ (личный номер иностранца);
- основание и срок договора, дату заключения и дату начала работы;
- основную заработную плату и продолжительность рабочего времени;
- код должности по Национальной классификации профессий и должностей и код экономической деятельности;
- населённый пункт, где будет выполняться работа, и согласованный оплачиваемый ежегодный отпуск.
Если запись подаём мы, понадобится также доверенность от компании.
Если вы уже опоздали
Не подавайте ничего наугад и не ждите проверки. Свяжитесь с нами: мы проверяем, когда подписан договор, с какого момента работает человек и что подано в НАП. Исправление идёт через Инспекцию труда, а конкретные шаги зависят от ситуации.
Как мы это решаем
Авиа Инвест берёт на себя расчёт заработной платы (ТРЗ) и кадровое делопроизводство вашей компании. Готовим трудовой договор и дополнительные соглашения, подаём электронную трудовую запись как уполномоченное лицо, проверяем протокол НАП и присылаем вам копию для сотрудника до его первого рабочего дня. Следим за сроками при изменениях и прекращении договоров и подаём ежемесячные декларации.
ТРЗ для 1–3 лиц входит в пакет «Бизнес» от 150 € в месяц, а до 5 лиц — в «Премиум» от 250 € в месяц, без НДС. Первая консультация бесплатная, в нашем офисе в Софии или онлайн. Если срок уже пропущен, сообщите нам сразу.
Часто задаваемые вопросы
В какой срок нового сотрудника вносят в регистр?
В 3-дневный срок с момента заключения договора (источник: ст. 62, ч. 3 КТ). Но запись с датой начала работы подаётся до первого рабочего дня (источник: ст. 10, ч. 3 Положения о внесении записей в регистр занятости).
Могу ли я сам внести договор, если опоздал?
Нет. После истечения срока внесение возможно только после вступившего в силу обязательного предписания Инспекции труда (источник: ст. 62, ч. 4 КТ).
Какой штраф, если сотрудник работает без внесённого в регистр договора?
Для работодателя — от 1500 до 15 000 лв., то есть от 766,94 до 7669,38 евро, за каждое отдельное нарушение. При повторном нарушении — от 15 000 до 20 000 лв. (источник: ст. 414, ч. 3 и ч. 4 КТ).
Нужна ли мне электронная подпись?
Не обязательно. Запись можно подать с квалифицированной электронной подписью или с ПИК НАП. Работодатель, у которого до 5 работников, может подать её и на электронном носителе в территориальной дирекции НАП (источник: ст. 9, ч. 2 и ч. 3 Положения о внесении записей в регистр занятости).
Трудовая книжка ещё существует?
Данные теперь хранятся в единой электронной трудовой записи, которая является официальным удостоверяющим документом (источник: ст. 347а, ч. 1 КТ). Трудовая книжка, выданная до 1 июня 2025 г., остаётся официальным документом в отношении внесённых в неё сведений (источник: § 22 ПЗР ЗИД КТ (Закона об изменении и дополнении Кодекса труда), ДВ (Государственный вестник) № 85 от 2023 г.).