Нов служител и регистър на заетостта: срокове

Проблемът: договорът е подписан, но не е вписан

Инспекцията по труда продължава да намира хора, които работят без трудов договор. За първите шест месеца на 2026 г. инспекторите са установили 1774 такива работещи, а след проверките работодателите са назначили на трудов договор 2196 души (източник: ИА „Главна инспекция по труда“, 17.07.2026 г.). При кампанията в морските курорти от май до септември 2026 г. са установени 142 работещи без трудов договор (източник: ИА „Главна инспекция по труда“, 15.10.2026 г.).

Не е нужно да сте укривали някого, за да имате проблем. Достатъчно е вписването да е оставено за по-късно и 3-дневният срок да изтече (източник: чл. 62, ал. 3 КТ). Или човекът да започне работа в петък, а записът да бъде подаден в понеделник. Тогава срокът може още да тече, но служителят е допуснат до работа без копие от вписването, а това е забранено (източник: чл. 63, ал. 2 КТ). Записът за началото на работа трябва да е подаден преди първия работен ден (източник: чл. 10, ал. 3 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта).

Ако сте свикнали с „уведомлението до НАП“: от 1 юни 2025 г. Кодексът на труда изисква вписване в регистъра на заетостта, а уведомленията по старата Наредба № 5 се отнасят за периода до тази дата (източник: § 1а от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта).

Какво казва законът

Трудовият договор се сключва в писмена форма и преди постъпването на работа (източник: чл. 61, ал. 1 и чл. 62, ал. 1 КТ).
Данните се вписват в регистъра на заетостта в 3-дневен срок от сключването или изменението на договора и в 7-дневен срок от прекратяването му. Вписва ги работодателят или упълномощено от него лице (източник: чл. 62, ал. 3 КТ).
Записът с датата на започване на работа се подава, преди служителят да постъпи (източник: чл. 10, ал. 3 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта).
Преди първия работен ден служителят получава екземпляр от подписания договор и копие от вписването. Без тях работодателят няма право да го допусне до работа (източник: чл. 63, ал. 1 и ал. 2 КТ).
Регистърът се поддържа от НАП. В него е единният електронен трудов запис на всеки служител, който е официален удостоверителен документ (източник: чл. 347, ал. 1 и чл. 347а, ал. 1 КТ).

Какво става, ако срокът е пропуснат

След 3-дневния срок вписване се прави само след влязло в сила задължително предписание на инспекцията по труда (източник: чл. 62, ал. 4 КТ). Инспекторите могат да дадат такова предписание, когато установят, че срокът не е спазен (източник: чл. 404, ал. 1, т. 10 КТ). Датата на сключване на договора след срока също се поправя само след предписание (източник: чл. 13, ал. 2 от Наредбата).

Ако човек работи без договор, инспекцията може да обяви с постановление, че между вас има трудово правоотношение, и да определи датата, от която то е възникнало. След това ви дава предписание да предложите на служителя трудов договор от тази дата (източник: чл. 405а, ал. 1 и ал. 4 КТ).

Нарушение	Работодател	Виновно длъжностно лице
Работа без писмен договор, невписване в срок или допускане до работа без документите, за всяко отделно нарушение	1500–15 000 лв. (766,94–7669,38 €)	1000–10 000 лв. (511,29–5112,92 €)
Повторно нарушение	15 000–20 000 лв. (7669,38–10 225,84 €)	5000–10 000 лв. (2556,46–5112,92 €)
Системни нарушения	20 000–30 000 лв. (10 225,84–15 338,76 €)	10 000–20 000 лв. (5112,92–10 225,84 €)

Сумите са по чл. 414, ал. 3, 4 и 7 КТ (източник: Кодекс на труда). В текста на кодекса те са в лева и продължават да се прилагат, като сумата в лева се дели на фиксирания курс 1,95583 и се закръглява до цент (източник: чл. 12, чл. 13 и § 5, ал. 1 ПЗР на Закона за въвеждане на еврото).

Тези нарушения не могат да се третират като маловажни. Затова по-ниската глоба от 100 до 300 лв. за маловажно нарушение не важи за тях (източник: чл. 415в КТ).

Решението: стъпки за нов служител

Подпишете писмен трудов договор, преди човекът да започне работа.
Подайте електронен трудов запис в НАП през портала за електронни услуги, с квалифициран електронен подпис или с ПИК на НАП. Работодател с до 5 наети лица може да го подаде и в териториалната дирекция на НАП на електронен носител с придружително писмо (източник: чл. 9, ал. 2 и ал. 3 от Наредбата).
Направете го в 3-дневния срок, но винаги преди първия работен ден.
Проверете протокола, който издава НАП. В него пише кои записи са вписани, кои не са и защо. Ако запис не е вписан, отстранете причината и го подайте отново в 3-дневен срок от получаването на протокола (източник: чл. 12, ал. 1 и ал. 2 от Наредбата).
Дайте на служителя екземпляр от договора и копие от протокола с вписаните данни, преди да започне работа (източник: чл. 12, ал. 3 от Наредбата).
Служителят постъпва на работа в едноседмичен срок от получаването на документите, ако не сте уговорили друг срок. Постъпването се удостоверява писмено (източник: чл. 63, ал. 3 и ал. 4 КТ).
При изменение на заплатата, длъжността, работното време или мястото на работа подайте нов запис в 3-дневен срок. При прекратяване срокът е 7 дни (източник: чл. 10, ал. 1 и ал. 4 от Наредбата).
За всеки месец подавайте декларации обр. 1 и обр. 6 до 25-о число на следващия месец (източник: НАП).

Какво да подготвите. Електронният трудов запис съдържа данните по договора (източник: чл. 349, ал. 1 КТ), затова ги съберете предварително:

имената и ЕГН или ЛНЧ на служителя;
основанието и срока на договора, датата на сключване и датата на започване;
основното трудово възнаграждение и продължителността на работното време;
кода на длъжността по Националната класификация на професиите и длъжностите и кода на икономическата дейност;
населеното място, където ще се работи, и уговорения платен годишен отпуск.

Ако записа подаваме ние, ще ни трябва и пълномощно от фирмата.

Ако вече сте закъснели

Не подавайте нищо на сляпо и не чакайте проверка. Свържете се с нас: преглеждаме кога е подписан договорът, от кога работи човекът и какво е подадено в НАП. Пътят за поправка минава през инспекцията по труда, а конкретните стъпки зависят от случая.

Как го решаваме ние

Авиа Инвест поема ТРЗ и кадровата администрация на фирмата ви. Подготвяме трудовия договор и допълнителните споразумения, подаваме електронния трудов запис като упълномощено лице, проверяваме протокола от НАП и ви изпращаме копието за служителя преди първия му работен ден. Следим сроковете при промени и при прекратяване и подаваме месечните декларации.

ТРЗ за 1–3 лица е включено в пакет „Бизнес“ от 150 € месечно, а за до 5 лица — в „Премиум“ от 250 € месечно, без ДДС. Първата консултация е безплатна, в офиса ни в София или онлайн. Ако вече имате пропуснат срок, кажете ни веднага.

Често задавани въпроси

В какъв срок се вписва нов служител?

В 3-дневен срок от сключването на договора (източник: чл. 62, ал. 3 КТ). Записът с датата на започване обаче се подава преди първия работен ден (източник: чл. 10, ал. 3 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта).

Мога ли сам да впиша договора, ако съм закъснял?

Не. След срока вписване се прави само след влязло в сила задължително предписание на инспекцията по труда (източник: чл. 62, ал. 4 КТ).

Каква е глобата, ако служител работи без вписан договор?

За работодателя е от 1500 до 15 000 лв., тоест от 766,94 до 7669,38 евро, за всяко отделно нарушение. При повторно нарушение е от 15 000 до 20 000 лв. (източник: чл. 414, ал. 3 и ал. 4 КТ).

Трябва ли ми електронен подпис?

Не непременно. Записът може да се подаде с квалифициран електронен подпис или с ПИК на НАП. Работодател с до 5 наети лица може да го подаде и на електронен носител в териториалната дирекция на НАП (източник: чл. 9, ал. 2 и ал. 3 от Наредбата за вписване в регистъра на заетостта).

Има ли още трудова книжка?

Данните вече се пазят в единния електронен трудов запис, който е официален удостоверителен документ (източник: чл. 347а, ал. 1 КТ). Трудовата книжка, издадена преди 1 юни 2025 г., остава официален документ за вписаното в нея (източник: § 22 ПЗР на ЗИД на КТ, ДВ бр. 85 от 2023 г.).

Свързани услуги

Още полезно

← Всички статии

Нов служител и регистърът на заетостта: какво става, ако пропуснете срока