Кадрова администрация

Поддържаме кадровата документация на фирмата в ред: трудови договори, допълнителни споразумения, длъжностни характеристики, трудови досиета и вписванията в регистъра на заетостта. Така при проверка от Инспекцията по труда документите са налице.

Какво включва

• Трудови договори и допълнителни споразумения.
• Длъжностни характеристики.
• Заповеди за отпуск, командировка, прекратяване.
• Водене и поддържане на трудовите досиета.
• Вписване на сключването, изменението и прекратяването на трудовите договори в регистъра на заетостта.
• Преглед на наличната документация и попълване на липсите.

За кого е

За фирми със служители, но без собствен служител по човешки ресурси. И за фирми, които искат да проверят дали документите им са пълни, например преди проверка или след смяна на счетоводител.

При малките фирми кадровите документи често се правят набързо, по образец от интернет, и после не се обновяват. Проблемът излиза наяве при проверка от Инспекцията по труда, при спор със служител или при пенсиониране, когато бивш служител търси документи за стажа си. Тогава липсващ договор, неподписано споразумение или неточна дата на постъпване трудно се поправят.

Кадровата администрация върви заедно с ТРЗ. Данните в трудовия договор (заплата, работно време, длъжност) са основата на ведомостта. Когато двете се водят на едно място, по-малко са разминаванията между документите и изчисленията.

Ако вече имате документация, започваме с преглед и списък на липсите. След това поемаме текущото поддържане, за да не се натрупват нови пропуски. Документите остават ваши и се пазят при вас или при нас, както се уговорим.

Срокове по закон

• Данните за сключването или изменението на трудов договор се вписват в регистъра на заетостта в 3-дневен срок, а за прекратяването в 7-дневен срок (източник: чл. 62, ал. 3 КТ).
• След този срок вписване се прави само след влязло в сила предписание от Инспекцията по труда (източник: чл. 62, ал. 4 КТ).
• Преди служителят да започне работа, работодателят му дава подписан договор и копие от вписването, заверено от НАП. Без тях служителят не може да бъде допуснат до работа (източник: чл. 63, ал. 1 и ал. 2 КТ).
• Служителят трябва да постъпи на работа в едноседмичен срок от получаването на документите, освен ако е уговорен друг срок (източник: чл. 63, ал. 3 КТ).
• Ведомостите за заплати се пазят 50 години (източник: чл. 12, ал. 1, т. 1 ЗСч).

Какво подава клиентът

• Лични данни на новите служители и документите, които те представят при постъпване.
• Длъжност, работно място, работно време, заплата и срок на договора.
• Информация за всяка промяна: повишение, промяна в заплатата, преместване.
• При прекратяване: дата и основание.
• Наличните досиета и договори, ако документацията се поема от друг.

Как работим

1. Преглед на наличната документация.
2. Подготовка на липсващите документи.
3. Текущо поддържане: нови договори, промени, прекратявания и вписванията им в срок.
4. При нужда подготвяме документите за проверка от Инспекцията по труда.

За всеки нов служител подготвяме договора, длъжностната характеристика и вписването в регистъра на заетостта като един пакет. Така няма документ, който да е подписан, но да не е вписан, или обратното.

Често задавани въпроси

Полезно по темата

• Нова услуга на НАП: работодателят вече вижда трудовото досие на служителите си
• Нов служител и регистърът на заетостта: какво става, ако пропуснете срока